Terminkalender

Business-Terminkalender

Click&Meet ist seit Corona in aller Munde. Doch selten orientieren sich zahlreiche Anwednungen an die Prozesse des jeweiligen Unternehmens oder Branche. Prozessorientierte Systeme wie der Business-Terminkalender aus dem Hause DIA/COM berücksichtigen folgende Faktoren:

  • Öffnungszeiten
  • Personaleinsatzplanung
  • Pausenzeiten
  • Kompetenzen der Mitarbeiter
  • Ermittlung der notwendige Beratungsdauer
  • Individuelle Kundenwünsche
  • Beratung im Laden, vor Ort beim Kunden, telefonische Beratungen und Video-Chats
  • Kundentyp (Stammkunde, Neukunde)
  • Unterschiedliche Termine (Beratungen und Events)
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Einrichtung Business-Terminkalender

Der Terminkalender kann über das Verzeichnis /terminkalender/ aufgerufen werden.

Schritt 1: Individuelle Einstellungen

  1. cal_zeitintervall:
    Zeitintervall in Minuten: voreingestellt 15, weitere: 10 oder 5
    Damit wird die Anzeige des Kalenders in 15-Minuten oder anderen Schritten angezeigt.
    Diese sollte abhängig von der Dauer eines Termins abhängig gemacht werden.
  2. book_intervoeff:
    Buchungsintervall in Minuten im öffentlichen Kalender. (voreingestellt 15)
  3. mod_terminkalender: 
    0: deaktiviert
    2: nur intern nutzbar
    1: öffentlich

Schritt 2: Öffnungszeiten angeben

Klicken Sie auf den Link "Öffnungszeiten bearbeiten".
Hinweise zur Anlage und Änderung von Öffnungszeiten finden Sie hier.

Schritt 3: Dienstleistungen erfassen

Über Einstellungen > Terminkalender > Leistungen können Sie Leistungen, die über den Terminkalender gebucht werden, angelegt und geändert werden.

Schritt 4: Mitarbeiter / Beratungsplätze festlegen

Stellen Sie sicher, dass in den Systemeinstellungen der Berater-Modus aktiviert ist (Wert=1),
mindestens ein Mitarbeiter das Recht "Verwaltung Terminkalender" besitzt
und in den Systemeinstellungen bei "Personaleinsatzplanung" der Wert 2 gesetzt ist.

Gehen Sie über Einstellungen zu Mitarbeiter verwalten.
Wählen Sie den Mitarbeiter aus, der für die Beratung zur Verfügung steht:
Wählen Sie den Reiter "Online-Berater" aus.
Setzen Sie den das Auswahlmenü "Aktueller Beratungsstatus" auf "frei".

Sie können hier statt einem Mitarbeiter einen Account mit der Bezeichnung "Beratungsplatz 1" oder ähnlich anlegen. Hinterlegen Sie eine E-Mail, welche über eine Weiterleitung die Mitarbeiter erreichen könnte.

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Beratungszeiten festlegen / Personaleinsatzplanung

von Frank Chudoba | Lesedauer 1 Minuten

Kalender bearbeiten

Wichtig: In den Systemeinstellungen muss "Personaleinsatzplanung" den Wert 2 haben, damit die Mitarbeiter-Arbeitszeiten angezeigt werden.

Klicken Sie auf "Kalender bearbeiten".
Es wird Ihnen ein Wochenkalender angezeigt. Die Feiertage Ihres Bundeslandes werden angezeigt und bei den Öffnungszeiten berücksichtigt.
Sind mehrere Beratungsplätze vorhanden, wählen Sie zuerst den gewünschten Platz/Mitarbeiter aus. Mit Angabe des Termins springen Sie zur jeweiligen Kalenderwoche.
Über die Pfeil-Tasten wechseln Sie zur vorherige oder nächsten Kalenderwoche.
Über die äußeren Pfeiltasten springen Sie zum Vorjahr der Kalenderwoche, bzw. zum nächsten Jahr der Kalenderwoche.

Klicken Sie auf das jeweilige Datum, um die Anwesenheit anzugeben.
Es öffnet sich ein Eingabeformular.
Als Start- und Endzeit wird automatisch die hinterlegte Öffnungszeit berücksichtigt.
Diese kann angepasst werden. So kann die Beratungszeit von der tatsächlichen Arbeitszeit des Mitarbeiters abhängig gemacht werden und bestimmt Zeiten für andere Tätigkeiten freigehalten werden.

Um bei den Beratungszeiten berücksichtigt zu werden, muss "anwesend" ausgewählt werden.
Mit [SPEICHERN] wird diese Zeit gespeichert und im Kalender angezeigt.

Manuelle Reservierung von Terminen

von Frank Chudoba | Lesedauer 1 Minuten

Als eingeloggter Mitarbeiter können Sie Termine innerhalb des Terminkalenders reservieren.
Die reservierten Termine sperren die Möglichkeit, dass der Kunde im öffentlichen Kalender diesen Termin innerhalb des Zeitraumes reservieren kann.

(1) Wählen Sie den gewünschten Tag und Mitarbeiter/Beratungsplatz.
(2) Klicken Sie auf die auf die gewünschte Uhrzeit im Kalender.
Es öffnet sich ein Eingabeformular.
(3) Passen Sie den Zeitraum ggf. an.
(4) Geben Sie die Kontaktdaten des Kunden an.
(5) Speichern Sie den Vorgang.
Nun wird der Termin unten im Kalender angezeigt.
Klicken Sie auf den Termin, wenn Sie die Angaben anpassen möchten.

Reservierung von Terminen durch Kunden

von Frank Chudoba | Lesedauer 1 Minuten

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