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Provisionsabrechnung

Mit DIA/COM business+ können Sie Provisionsabrechnung schnell erstellen.
Entweder über die Daten der intergrierten Auftragsabwicklung, des DIA/COM Marktplatzes oder per Upload externer Abrechnungslisten.

Im Nachfolgenden erläutern wir die Schritte für die Provisionsabrechnung am Besipiel externer Abrechnungslisten:

Mitarbeiter vorbereiten

Einstellungen > Mitarbeiter

Die Verwaltung von Mitarbeitern erfordern erweiterte Bearbeitungsrechte.
Bitte beachten Sie auch die Hinweise zur Anlage und Bearbeitung von Mitarbeitern.

Folgende Angaben sind für die Provisionsabrechnung erforderlich:

  1. Unter Kontaktdaten die Position. Teamleiter und Vertriebstrainer erhalten ggf. Struktur-Provisionen ihrer zugeordneten Mitarbeiter.
  2. Unter externe MAID muss für die jeweiliuge Quelle die externe Mitarbeiter-ID angegeben werden.
  3. Unter Provision müssen unter "Gehalt" die Provissionsbeträge oder unter "Provision" die Provisisonssätze angeben werden.
  4. Unter "Personaldaten" sind folgende Angaben erforderlich:
    1. Anschrift (wird auf der Abrechnung angezeigt)
    2. Bankverbindung (wird auf der Abrechnung angezeigt)
    3. UmsatzsteuerID selbständiger Mitarbeiter
    4. Häkchen bei "Umsatzsteuerpflichtig", wenn der Mitarbeiter Umsatzsteuerpflichtig ist. Die Provisionen werden zusätzlich mit der Umsatzsteuer angegeben.
    5. Häkchen bei Umsatzsteuerbefreit, wenn der Mitarbeiter nur geringfügige Einnahmen zu versteuern hat. Muss auch beim Finanzamt hinterlegt sein.
    6. Häkchen bei Provisionsabrechnung, wenn dieser Mitarbeiter bei der Abrechnung berücksichtigt werden soll.
    7. Struktur (außer bei Teamleiter und Vertriebstrainer), damit dem Teamleiter und Vertriebstrainer erweiterte Provisionen zugeweisen werden können, die durch ihre Mitarbeiter erwirtschaften werden.

1. Daten vorbereiten

Leider werden Excel-Tabellen von Dritten nicht korrekt formatiert geliefert.
Öffnen Sie die zugesandte Tabelle mit Excel oder Numbers (Apple).

  1. Löschen Sie nicht benötigte Zeilen und Tabellen, wie z.B. die Abrechnungsübersicht.
  2. Markieren Sie die Spalten mit den Datumsfeldern und wählen die Formatierung TT.MM.JJJJ aus.
  3. Markieren Sie die Zahlenfelder - insbesondere die der Provision - und formatieren Sie diese als Zahl mit zwei nachkommastellen. 
  4. Exportieren Sie die Datei als CSV
    Format utf-8
    Felder getrennt mit Semikolon ;

2. Daten laden

Wählen Sie die Datei von Ihrer Festplatte aus oder schieben Sie diese auf die Taste "Datei auswählen". Geben Sie der Datei einen eindeutigen Namen.
Wählen Sie die Quelle der Datei aus.
Die Felder werden im nächsten Schritt nach der ersten Einstellung gespeichert und den richtigen Zielfeldern zugeordnet.

Prüfen Sie nun die korrekte Zuordnung der Datei-Inhalte mit den angegeben Zielfeldern.
Ändern Sie diese erforderlichenfalls ab.

Sind die Felder soweit korrekt, klicken Sie auf die Taste "Daten übernehmen".
Die importierten Daten können Sie nach Auswahl des jeweiligen Mitarbeiters unter "NEUE ABRECHNUNG" einsehen.

Bild-Nr. 353
copyright DIA/COM Deutschland GmbH

3. Neue Abrechnungen vorbereiten

Bitte beachten Sie folgende Nummerierungen in der Grafik.

(1) Für eine neue Abrechnung muss das Abrechnungsdatum angegeben werden.

(2) Wählen Sie den jeweiligen Mitarbeiter aus.
Mitarbeiter und ihre Auftragspositionen, die nicht zugeordnet werden konnten, da in den Mitarbeiterdaten die Externe MAID (der jeweiligen Quelle) nicht erfasst wurde, werden mit "nicht zugeordnet" angezeigt. In diesen Falle legen Sie die MAID an und rufen diese Liste erneut auf.
Erst wenn Sie den jeweiligen Mitarbeiter aufgerufen und die Positionen (zur Kontrolle) gesichtet haben, erscheint dieser unter Abrechnungslisten.

(3) Anpassungen und Ergänzungen am Provisionssystem können Sie für den jeweils aufgerufenen Mitarbeiter über den Link "Mitarbeiter bearbeiten" durchführen. Es öfnnet sich ein separates Browserfenster.

(4) Wenn Sie zur Kontrolle bestimmte Abrechnungsdaten aufrufen möchten, so können Sie einen Suchbegriff angeben. Berücksichtigt werden die Auftragsnummer, der Kundenname, der Buchungstext und der Artikelname.

(5) Bereits abgerechnete Daten werden nur nach Angabe der Abrechnungsnummer angezeigt.

(6) Suchen Sie Positionenn mit einem bestimmten Stati, wählen Sie diesen hier aus.

(7) Die Positionenn werden sortiert nach Quelle, Auftragsnummer und Datum sortiert.

(8) Hier werden alle Positionen angezeigt, welche einen Provisionswert erhalten. Null-Positionenn werden zur besserern Übersicht nicht angezeigt.

(9) Mit Klick auf den Stift, können sie Positionen bearbeitet werden.

(10) Mit der großen Plus-Taste können Sie zusätzliche Positionen erfassen.

  1. Wählen Sie den Vorgang
  2. Geben Sie einen Namen (=Artikelname) an
  3. Geben Sie das Buchungsdatum an.
  4. Geben Sie den Buchungsbetrag an. Forderungen benötigen ein negatives Vorzeichen (Minus).
  5. Stornos oder Quellenbezogene Gutschriften erfordern weitere Angaben:
    Quelle, Auftragsnummer, Kundenname, Buchungstext, Provisionstyp, ggf. Provision für die Agentur und ggf. Provisionssatz für den Mitarbeiter.

Bild-Nr. 354
copyright DIA/COM Deutschland GmbH

4. Abrechnungslisten erstellen

Klicken Sie unter "offene ohne Abrechnung" auf das Druckersymbol hinter dem abzurechnenden Mitarbeiter.
Es wird eine PDF angezeigt, die gespeichert und gedruckt werden kann.
Sind nachträgliche Änderungen notwendig, so gehen Sie auf "NEUE ABRECHNUNG" und geben Sie die Abrechnungsnummer an. Nehmen Sie Änderungen oder Ergänzungen gemäß der Anleitung unter Punkt 3 Nr. (9) oder Nr. (10) vor.
Wählen Sie dann erneut unter "Abrechnungslisten" > "bereits abgerechnet" den Druckersymbol hinter dem jeweiligen Mitarbeiter.

Tipp: Nehmen sie die Abrechnungen für Teamleiter und Vertriebstrainer zum Schluss vor.

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