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DIA/COM CallsandMails

Bearbeiten Sie Kundenanfragen, erfassen und verteilen Sie Aufgaben und Projekte.
Erstellen Sie FAQ. 

CallsandMails: Kundenanfragen über das Kontaktformular

Wenn das Modul CallsandMails aktiviert wurde, werden Kundenanfragen über ein Kontaktformular erfasst und gespeichert. 

Diese Anfragen können Kategorien zugeordnet werden, um die Bearbeitungszeit für die Qualitätskontrolle festzulegen und spezifische Dokumente bei Antworten automatisch zuzuordnen. Das Ziel: Prozesse automatisieren und beschleunigen.

Auf CallsandMails können Sie über das Administrationsmenü > Kundenbetreuung > Kundenanfragen zugreifen. Dieses Programm ist auf den ersten Blick sehr minimalistisch aufgebaut, bieten jedoch viele nütziliche Funktionen, welche über folgende Icons abgerufen werden können:

Neuen Vorgang erstellen, um Anfrage manuell zu erstellen.
 Projekt anzeigen (wenn Modul Projekte aktiviert ist)
offene Vorgänge anzeigen
 Von Ihnen markierte Vorgäge anzeigen
Spam anzeigen
Zugewiesene Vorgänge
Wiedervorlage (zur späteren Bearbeitung)
In Rückfrage an Kunden
In Rückfrage intern
Aufgaben
FAQ und Mustertexte

Wenn Sie den Mauszeiger über das Icon halten, erhalten Sie die jeweilige Funktionsbezeichnung.

 

CallsandMails: Vorgänge aufrufen

Im Kontaktformular können DSGVO-konform Anfragen vom Kunden gestellt werden und - soweit aktiviert - ein Bild mitgesandt werden.
Die Beantwortung erfolgt mit zwei Klicks. Dazu kann man auf Mustertexte zugreifen und Anlagen mitsenden.

Über > Kundenbetreuung > Kundenanfrage können Sie auf CallsandMails zugreifen.
Über die Glocke (inkl. Klingellaute) werden Sie über eingehende Nachrichten benachrichtigt.
(1) Über die Backendsuche können Sie Anfragen aufrufen. Geben Sie einen Teil des Betreffs, Anfrageinhaltes, den Namen oder die Vorgangsnummer (mit vorangestellter Raute ) an.
(2) Die Suchtreffer werden unter der Suchleiste angezeigt. Klicken Sie uf die Vorgangsnummer, um zur Anfrage zur gelangen.
(3) Über die Funktionsleiste, dessen Bedeutung per Mouseover angezeigt wird, können Sie weitere Bearbeitungsschritte vornehmen.
(5) Vorgänge können Sie auch über die erweiterte Suche abrufen.
(4) Die Suchtreffer werden dann in einer Liste angezeigt. Per Klick auf eines der Suchtreffer können Sie die Bearbeitung des Vorganges vornehmen.
Mit der Checkbox (hier in blau) können Sie Vorgänge zur eigenen Bearbeitung markieren.

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CallsandMails: Vorgänge bearbeiten

(1) Die Funktionsleiste ist in jedem Bearbeitungsschritt sichtbar.
(2) Der Vorgänge sind durchnummeriert.
(3) Jeder Mitarbeiter mit Zugriff auf Callsandmails kann für sich Markierungen vornehmen.
(4) Ist ein Vorgang ausgewählt, stehen weitere Funktionen zur Verfügung. Per Mouseover wird die jeweilige Funktion angezeigt.
Per Klick auf können Sie auf Anfragen antworten.
(5) Hierfür öffnet sich ein Eingabeformular. 
(9) Mustertexte können mit Hilfe eines Suchbegriffes aufgerufen, kopiert und an der gewünschten Stelle im Eingabefenster (5) eingefügt werden.
Zur besseren Übersicht für den Empfänger ist die jeweilige Anfrage an Ende der Nachricht angefügt.
Mit "AN DEN KUNDEN SENDEN..." senden Sie die Antwort per E-Mail an den Kunden.
Der Vorgang wird dann automatisch geschlossen.

(7) Der Vorgang kann bei Bedarf als PDF gespeichert und gedruckt werden.
Dabei werden sämtliche Notizen aufgeführt.
(8) Die Anfrage kann via "BEARBEITEN" editiert werden.
(6) Zudem besteht die Möglichkeit, dem Vorgang mit einer PDF zu verknüpfen.

(4) Weitere Funktionen:
in Rückfrage an Kunden: Falls z.B. Zwischenfragen notwendig ist.
in Rückfrage intern: Für interne Rückfragen. Geben Sie hierbei die Empfänger-E-Mail an.
Notiz anfügen: Zum anfügen von Bearbeitungsinformationen, z.B. telefonische Notizen, Vereinbarungen
Weiterleiten: Wenn Sie den Vorgang einen anderen Mitarbeiter mit Zugriff auf CallsandMails zuweisen möchten.
Wiedervorlage: Soll die Bearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt stattfinden, können Sie ein Datum zur Wiedervorlage angeben.
als Spam markieren: Sollte der Spamfilter eine Spam-Nachricht einmal nicht automatisch erkannt haben, können Sie den Vorgang als Spam markieren.

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CallsandMails optimal nutzen

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