DIA/COM CMS+ Newsletter

Frank Chudoba | 1

Mit DIA/COM CMS+ lassen sich schnell und einfach Newsletter erstellen. Dabei greifen Sie auf gespeicherte Inhalte und Kontaktdaten zu, ohne diese an Dritte übermitteln zu müssen.

Newsletter Vorbereitung

Frank Chudoba | 1

Um das Modul Newsletter nutzen zu können, müssen Sie folgende Voraussetzungen schaffen:

• Anpassung des Mailtextes "Newsletter-Anmeldung"
• Optional Newsletter Verteiler anpassen über > Redaktion > Newsletter
• Auf Newsletter-Seite eventuell Texte im T-Modus anpassen.
• Aktivierung der Seite Newsletter über die Seiteneinstellung
• Aktivierung des Moduls Newsletter in den Systemeinstellungen

Aufbau des Newsletters

Frank Chudoba | 1

Der Newsletter ist folgendermaßen aufgebaut:

• Logo: Zur schnellen Wiedererkennung
• Personalisierte Anrede.
• Einleitung / Hinweis, abhängig vom Empfängertyp
• Individuell erstellte Inhalte
• Abmeldelink - wenn Newsletter 
• Angaben zum Absender

Durch die interen Integration des Newsletters müssen zur Abwicklung - außer an den Empfänger selbst - keine personalisierte Daten an Dritte übertragen und aktualisiert werden.

Newsletter-Elemente

Frank Chudoba | 1

Bei der Erstellung des Newsletters müssen Sie keine Gestaltung programmieren, sondern nur das Gestaltungselement auswählen und dieses mit dem Text füllen.

Derzeit stehen derzeit folgende Varianten zur Verfügung:

• Newsletter Text Standard: Einfacher Text ohne Formatierung (siehe Abbildung, Punkt 2)
• Newsletter Text 1: Formatierter  Text, welcher etwa "Text detailliert" bei den redaktionellen Beiträgen entspricht  (siehe Abbildung, Punkt 1)
• Newsletter Events: Übernahme der kommenden Veranstaltungen, die im Veranstaltungskalender als Tipp markiert wurden.
• Newsletter Werbung: Hier werden passende Werbemittel an dieser Stelle eingebunden.

Newsletter erstellen

Frank Chudoba | 2

Melden Sie sich als Mitarbeiter an. Sie benötigen das Recht "Newsletter".
Wechseln Sie über > Redaktion > Newsletter zur Anwendung.
Klicken Sie auf den Reiter "Suche/Liste" und dann auf "Neuen Newsletter erstellen".
Geben Sie einen Betreff an, der später im E-Mail-Newsletter als Betreff angezeigt werden soll. Belassen Sie den Status auf "in Bearbeitung" und klicken Sie auf [erstellen].

Klicken SIe auf die Taste [+Bild], um den Newsletter ein Logo zuzuweisen. Wählen Sie in der Bilddatenbank ein Logo aus und verwenden Sie dieses Bild für "Newsletter: Name des Newsletters". Sie springen dann zurück zum Newsletter.

Klicken Sie auf "Neues Element hier einfügen", so dass ein Eingabeformular aufklappt (siehe Abbildung).
Geben Sie einen aussagekräftigen Titel an.
Den Text können Sie - wie bei den Beiträgen - mit dem Editor bearbeiten.
Optional können Sie einen Weblink einfügen.
Wählen Sie nun das Element aus, welches spezielle Gestaltungen für den Newsletter-Beitrag beinhaltet.

Klicken Sie zum Speichern auf [Einfügen].
Der Text wird in der Gestaltung des ausgewählten Elements angezeigt.
Klicken Sie auf BEARBEITEN, dann auf BILD ANFÜGEN, um jetzt ein Bild hinzuzufügen.
Wählen Sie in der Datenbank ein Bild aus oder laden Sie ein neues hoch.

Zum Bearbeiten des Beitrages wählen Sie BEARBEITEN, dann TEXT BEARBEITEN.
Zum Löschen BEARBEITEN, dann LÖSCHEN. Das Löschen des Beitrages muss bestätigt werden.

Wiederholen Sie den Vorgang, bis alle Beiträge des Newsletters erstellt sind.

• Informationen zum Hochladen und Zuweisen von Bildern finden Sie hier.

Newsletter testen

Frank Chudoba | 1

Um den fertigen Newsletter vor dem Versenden zu testen, sollten Sie einen Test-Newsletter senden. Empfänger sind alle Mitarbeiter, die das Recht besitzen, einen Newsletter zu versenden.

Klicken Sie auf den Reiter "Empfänger", dann auf "Test-Newsletter senden".
Um versehentliches Versenden zu vermeiden, müssen Sie die Meldung "Soll der Test-Newsletter versendet werden?" bestätigen.

Ihnen werden die Empfänger und darunter die Vorschau des Newsletters.

Der Testnewsletter wird einleitend um folgenden Text ergänzt:
"Dieses ist ein Test-Newsletter! 
Sie erhalten diesen Newsletter, weil Sie als Mitarbeiter die Berechtigung haben, Newsletter zu erstellen. Sollten Sie diesen Newsletter nicht erstellt haben, so helfen Sie bitte mit, den nachfolgenden Text auf Fehler zu überprüfen."

Empfänger auswählen

Frank Chudoba | 1

Ist der Newsletter fertig erstellt, so ändern Sie den Status im Reiter "Inhalte" auf "freigegeben".
Klicken Sie dann auf den Reiter "Empfänger".

Wählen Sie im Auswahlmenü die passende Verteilerliste und klicken dann auf "übernehmen".
Fügen Sie auf diese Weise weitere Verteilerlisten hinzu. 
So können Sie einen Newsletter an unterschiedliche Empfängergruppen senden. Der Einleitungstext und die Anrede wird automatisch beim Versenden angepasst.
Doppelte Newsletter-Adressen werden automatisch entfernt.
Die jeweilige Verteilerliste dieses Newsletters können Sie mit der Taste "Entfernen" löschen.

Klicken Sie nun auf "Empfänger laden", um die E-Mail-Adressen und Namen zu importieren.
Die ersten Adressen und die Anzahl der möglichen Empfänger werden angezeigt.

Newsletter versenden

Frank Chudoba | 1

Nun können Sie den Newsletter versenden. Klicken Sie hier auf "Newsletter senden ...".
Bestätigen Sie die Abfrage.

Die Newsletter werden in in Paketen (z.B. je 50 Stück) versendet.
Diese Vorgehensweise schont die Ressourcen des Webservers und verhindert, dass der Vorgang als Spam bewertet wird.

Ist der Newsletter an alle Empfänger versendet, wird der Newsletter-Status automatisch auf "Versand erledigt" geändert.

Beim Versenden wird geprüft, ob der Mailserver erreichbar ist. Ist dieses nicht der Fall, wird eine Fehlermeldung angezeigt und unter "Erfolgskontrolle" als nicht zustellbar angezeigt.
Aus weiteren Gründen kann die Zustellung der E-Mail unterbunden werden:

• Das Postfach des Empfängers ist voll.
• Die E-Mail-Adresse ist fehlerhaft, nicht bekannt.
• Die E-Mail wurde als Spam eingestuft.